Out of Office-boodschap aan of uit

Het is onze taak om in contact te komen met de klant, niet andersom

In vakantietijd vindt geen enkele klant het erg dat je weg bent of op het punt staat om te vertrekken. Je probeert alles goed af te sluiten voor je vertrek en toch kan het gebeuren dat klanten je tijdens je afwezigheid e-mailen. Wat doe je dan? Hoe heb je je ‘Out of Office’-antwoord ingesteld, als je die al gebruikt? Of neemt iemand anders je mailbox over (nog beter)? In de regels van het online zakendoen staat op nummer zes: ‘Wees altijd bereikbaar’ Niet dat je daarom niet op vakantie mag, maar je klant moet zonder extra moeite in contact kunnen blijven met jou of het bedrijf. Want we weten inmiddels wel dat de lead slechts het startpunt is van een dialoog.

Nu kwam ik een automatische afwezigheidsmelding van een professionele automotive-organisatie tegen, waaruit bleek dat er niet is nagedacht over de boodschap.

De boodschap

Geachte relatie,

Momenteel ben ik niet aanwezig, zaterdag 25 juli ben ik weer aanwezig.

Uw mail wordt niet doorgestuurd. Voor vragen kunt u contact opnemen met mijn collega X via onbekend@mail.nl.

Met vriendelijke groet,

Verkoper X
Verkoopadviseur

Wat zal de klant denken van de betrokkenheid van de verkoper, mocht hij een vraag of probleem hebben? Zijn e-mail wordt niet eens doorgestuurd! Als bovenstaande boodschap tekenend is voor het niveau in onze branche, dan hebben we nog het een en ander met elkaar op te lossen.

Conclusie
Kort en krachtig: verkopen is een vak en details als de Out of Office-boodschap bepalen mede of de deal wordt verloren of gewonnen. Niet de prijs.